5 maneras para abrir una presentación de la mejor manera posible.

A todos nos ha pasado. Nos sentamos frente a la computadora con la pantalla en blanco sin saber como iniciar nuestra presentación. Para empezar, no deberíamos estar frente a la computadora si no tenemos claro el tema y la estructura de nuestra presentación. Pero suponiendo que nos brincamos los pasos de planeación y elaboración de la estructura, aquí  te presento 5 maneras para abrir una presentación  y cautives la atención de la audiencia desde el inicio.

1 . Utiliza el silencio.

La mayoría de la gente no puede hacer esto con facilidad. Pero si te quieres sentir como una estrella de rock en tu próxima presentación, opta por el silencio. Di unas cuantas palabras y guarda silencio.  Dí otras cuantas palabras y vuelve a guardar silencio. Esta una manera rápida y fácil de llamar la atención de la audiencia. Sólo asegúrate de que puedes mantener la compostura.

2 . Señala hacia el futuro o hacia el pasado.

Tengo dos  ejemplos sencillos para ti:

-Futuro: “En 30 años, el trabajo como lo conocemos ahora no existirá.”

– Pasado: «En 1970, la mayoría de la gente que ingresaba a una empresa pensaba quedarse en ella el resto de su carrera laboral. Hoy eso ya no es una realidad.”

Hablando del futuro o del pasado siempre llama nuestra atención ya que desafortunadamente, es donde viven nuestros corazones.

3 . Citar a alguien.

Otra forma fácil de iniciar una presentación es simplemente citar a alguien. Recuerda al último presentador que inició su presentación  aludiendo a  Albert Einstein o a Napoleón. Una cita te da credibilidad instantánea.

4 . Compartir algo extraordinario.

Sabían que el colibrí mueve sus alas 90 veces por segundo, esto es 5,400 veces por minuto. Además es la única ave que puede volar hacia atrás. ¿Mi vida va a mejorar porque sé cuántas veces mueve las alas colibrí en un minuto? No. ¿Es interesante y me llama la atención? Sí.

5 . Contar una historia.

Hay algo sorprendente de las historias: Si la presentación se basa únicamente en datos y estadísticas, tu público va a reaccionar en una de dos maneras: 1 ) de acuerdo o 2 ) no están de acuerdo. Sin embargo, si cuentas una historia, el público participará contigo. ¿Todavía no estás convencido? Es sabido que las historias aumentan el nivel de retención en tu audiencia en un 26%.

Te invito a que experimentes, intenta algo nuevo. Sal de tu zona de confort. Notarás resultados sorprendentes al tratar cualquiera de estas técnicas.

Muchos pueden tocar las teclas de un piano, pero no todos pueden tocar como Chopin.

Una de las grandes bondades que tiene PowerPoint es la facilidad de uso. Prácticamente cualquier persona puede abrir el programa y éste, prácticamente te lleva de la mano para crear una presentación. Por esta razón, mucha gente siente que puede crear una presentación sin tomar en cuenta, que elaborar una presentación efectiva requiere mucho mas que usar PowerPoint.

Para crear una presentación efectiva uno debe detenerse y pensar en el mensaje quiere transmitir, cuál es la relevancia del mensaje, analizar a la audiencia para elaborar un mensaje claro y que sea entendido fácilmente por ésta, seleccionar las imágenes que complementen el mensaje, diseñar la presentación en PowerPoint u otra herramienta que se utilice, y finalmente, practicar por lo menos 7 veces antes de presentar para obtener la fluidez necesaria.

Como puedes ver, hacer una presentación no es tan fácil. Aún así hay quienes piensan que  saber utilizar PowerPoint es sinónimo a dar una buena presentación. Esto esta tan absurdo como pensar que  saber tocar las teclas de un piano es saber tocar como Chopin.

La importancia de mantener contacto visual con la audiencia.

Imagina que estás platicando con una persona que te atrae. Es probable que toda tu atención se centre en ella, ya que quieres registrar cada reacción que tiene ante lo que dices, para así medir las posibilidades que tiene de prosperar esa relación.  De igual manera, cuando presentas, tu atención debe estar centrada en la audiencia para ver las probabilidades que tienes de generar una conexión con ella.

Un monitor ubicado frente a ti, te ayuda a ver que es lo que se está proyectando sin la necesidad de voltear a ver la pantalla. Esto no sólo te sirve como una guía  en tu presentación sino que adicionalmente te permite mantener el importante contacto visual con tu audiencia. Hay quienes no ven esto como una gran ventaja ya que solo se limitan a transmitir la información y no se percatan si los asistentes los están comprendiendo o no. Sin embargo la facilidad de mantener la atención en tu audiencia te servirá como un termómetro de como va tu charla. Considerando lo anterior,  podrás hacer los ajustes necesarios dependiendo de lo que veas y percibas en tu audiencia. De igual manera podrás identificar a los miembros de la audiencia y su actitud con respecto a lo que estás diciendo. Por ejemplo si estás tratando de vender un proyecto y te das cuenta que hay cierta resistencia, puedes ahondar en el tema para tratar de convencer a los asistentes o bien saltar ese punto y ahondar en uno que tenga mayor aceptación . Esto no será posible si estás leyendo tus diapositivas dando la espalda a tu audiencia.

Recuerda, nos gusta que nos digan las cosas de frente.

Deja las luces encendidas

Comúnmente tan pronto inicia un ponente su presentación, alguien comenta “¡Apaguen las luces por favor!”.  En ese momento el cuarto se obscurece con la excepción de la luz del proyector reflejada en la pantalla. ¿Y el ponente? Probablemente se encuentra por ahí ya que se escucha su voz.

Si quieres que tu presentación sea más efectiva, deja las luces prendidas. Aunque estés usando diapositivas, entre más luz tengas, mejor resultado tendrás. Recuerda que estás tratando de conectar, de contar una historia o de vender un proyecto. Es difícil  exponer una idea cuando la audiencia no te puede ver,  ellos no están ahí para escuchar la narración de las diapositivas, están ahí para escucharte, para involucrarse contigo y con el tema presentado. Si la audiencia no te puede ver, se distraerá fácilmente.

De acuerdo a estudios realizados por el antropólogo Chris Knight, la audiencia debe experimentar el “lenguaje verbal”, el cual cuenta con el 7% de la comunicación,  así como el “lenguaje visual” calculado con el 93% restante. Entonces, tratar de convencer a una audiencia sin tomar en cuenta este 93% sería como querer vender un producto y mostrar solamente parte del empaque. En las salas de junta es común que se apaguen las luces al inicio de una presentación y generalmente el ponente se sienta al fondo de la sala  para operar la computadora mientras la audiencia ve la pantalla,  mientras que este narra las diapositivas. Esta práctica es tan usual que se considera “normal”. Puede que sea así, desafortunadamente no es efectiva. La audiencia va a asimilar mejor el mensaje cuando pueda escuchar y ver al ponente.

Si quieres presentar de una manera mas efectiva, deja la luz encendida y ubícate el lugar dónde la mayor parte de la audiencia te pueda ver y escuchar.

Toda buena presentación debe estar diseñada con un propósito en mente.

Así como los productos para niños están diseñados con el fin en mente de preservar la seguridad del usuario;  o unas tijeras están diseñadas con el fin de que sean funcionales; de igual manera las presentaciones memorables se deben diseñar con un fin específico en mente. El fin puede ser que te compren un producto, que te contraten, que te autoricen un proyecto o que te den un aumento salarial. Muchas empresas hacen uso de la misma presentación para todo tipo de foros. Lamentablemente no existe una presentación multiusos que sea efectiva, aunque puedes emplearla  esto no quiere decir que vaya a funcionar. Una presentación debe ser usada para persuadir a la audiencia a tomar la decisión correcta que beneficie a todos los involucrados. De tal forma que una presentación no debe ser utilizada para fines que no son éticos, ni para para manipular a una audiencia a realizar algo de lo cual no esta convencida. La ética también aplica en las presentaciones. No se trata de maquillar números, de mostrar elementos falsos o  testimonios que no son verídicos. Si tienes un buen producto o servicio, es imprescindible  que saques todo el provecho que te brindan las presentaciones. Si vas a usar las presentaciones para engañar o confundir, mejor dedica ese tiempo a mejorar tu producto o servicio para que en un futuro puedan ser de beneficio para quienes hagan uso de ellos.

Haz uso de las presentaciones siempre pensando en el beneficio de las partes involucradas. Sé asertivo y sé convincente.

El 83% de la información que retenemos proviene de estímulos visuales.

Somos criaturas visuales. Imagina a un cavernícola dibujando una historia en su cueva o a un niño de kinder dibujando  con los dedos. Estamos programados para comunicarnos de una manera visual.

Mas de 2,000 imágenes encontradas en las cuevas de Lascaux, Francia, narran historias con  personajes, secuencias y movimiento. Desde entonces se cuentan historias apoyadas con elementos visuales.

Murales pictográficos Egipcios comunican ideas complejas a miles de personas.

Antes de la invención de la imprenta, la iglesia católica mostraba historias de los santos y de personajes bíblicos a una audiencia que en su mayoría era analfabeta. Las imágenes son pegajosas.

Al Gore eleva la conciencia hacia el medio ambiente. Posteriormente gana un Oscar y el Premio Nobel de la Paz con el apoyo de una excelente presentación complementada con imágenes visuales.

¿Quieres que tu mensaje llegue a tu audiencia? Compleméntalo con excelentes apoyos visuales de alta calidad.

*Fuente: Nancy Duarte

Conoce a tu audiencia lo mejor posible

“Diseñar una presentación sin tomar en cuenta a la audiencia es como escribir una carta de amor dirigida a quien corresponda.” Ken Haemer, Presentation Research Manager AT&T

Antes de iniciar con el contenido de tu presentación, necesitas hacerte varias preguntas básicas con el fin de convertirte en el mejor presentador que haya visto esa audiencia en particular.

-¿Quiénes componen la audiencia? ¿Cuáles son sus antecedentes? ¿Que rango de edad tienen? ¿Qué conocimientos tienen relacionados con el tema que vas a presentar? Es importante que conozcas esta información pero es mas aun, que te pongas en su lugar por un momento para poder  entender como es su vida y generar una conexión.

-¿Qué hacen aquí? ¿Que crees que deban  aprender de tu exposición?  ¿Buscan motivación? ¿Buscan información concreta y práctica? ¿Están ahí de manera obligatoria o voluntaria? Esta información te ayudará a darle el enfoque adecuado a tu presentación

-¿Porqué te invitaron a dar la presentación? ¿Cuáles son las expectativas que tienen de ti? ¿Que te califica para dar esta presentación? Es importante aclarar ante la audiencia que cuentas con los conocimientos y experiencia necesaria para cumplir sus expectativas.

-¿En dónde se llevará  a cabo la presentación? Investiga todo lo que puedas sobre la ubicación y logística del evento. Si es posible visita el lugar antes de dar la presentación para familiarizarte con el espacio.

-¿Cuándo es el evento? ¿Tienes el tiempo necesario para prepararte? ¿A qué hora es la presentación? Si hay otros presentadores investiga el orden y de ser posible, pide ser el primero o el último en presentar. La audiencia generalmente recuerda al primer y al último expositor.

-¿Que les quita el sueño? Piensa en cuales son los miedos y preocupaciones que pudieran tener. Sé empático con la audiencia y ofrece una solución.

-¿Que quieres que hagan? Uno de los grandes errores de los presentadores es que exponen su material y al final cierran con una conclusión olvidando decir a la audiencia que es lo que quieres que hagan. Esta información es importante para adaptar tu presentación a las necesidades de la audiencia.

 

El Problema con las Presentaciones

Hay pocas actividades que realiza el ser humano tan frecuentemente y tan mal como las presentaciones. Se estima que aproximadamente 30 millones de presentaciones se llevan a cabo todos los días incluyendo Powerpoint, Keynote y Prezi entre otros. Tengo la certeza que has tenido la oportunidad de asistir mas de una. ¿Sientes que las presentaciones fueron persuasivas, eficaces y memorables? Probablemente un porcentaje muy bajo cuenta con éstas características.

La gran mayoría de las presentaciones son víctimas de los siguientes Pecados Capitales:

1.-No tienen un punto claro y definido.  La audiencia sale preguntándose de que se trató la presentación. Se pueden haber mencionado muchos datos interesantes pero al final uno se pregunta , ¿Cuál era el punto que se quería tratar?

2.-No tiene un beneficio para la audiencia. La presentación no deja claro cómo puede beneficiarse la audiencia con la información que se le está proporcionando. Cuántas veces te has sentado en una presentación para al final preguntarte, ¿Esto a mi en que me beneficia?

3.-No hay un flujo claro. La secuencia de ideas es tan confusa que la audiencia es incapaz de seguir al expositor.  Cuántas veces no te has preguntado, ¿Como llegó el expositor al punto que está presentando?

4.-Demasiado detallado. Se presentan muchos datos incluyendo información que es demasiado técnica o irrelevante que se pierde el punto principal. Cuántas veces te has sentado en una presentación preguntándote,  ¿Y esto que quiere decir? o ¿Que relevancia tiene esta información?

5.-Demasiada larga. La audiencia pierde la concentración y  el interés antes de que termine la presentación. ¿Cuántas veces en tu carrera profesional has escuchado una presentación que estuvo demasiado corta? Nunca he escuchado a una persona que se queje de que una presentación fue muy corta.

Cuando los presentadores cometen cualquiera de estos pecados, están perdiendo el tiempo, la energía y la atención de su audiencia. Peor aún están saboteando sus propios objetivos.

En tu próxima presentación asegúrate de no cometer ninguno de los pecados antes mencionados.

Recuerda que una presentación memorable puede cambiar tu mundo.

Piensa en imágenes I/II

Usa imágenes para simplificar y clarificar tu mensaje. ¿Que queda grabado en tu mente? ¿El texto o una imagen contundente? Una imagen bien seleccionada puede comunicar mucho más que el uso de palabras o texto por si solos.

Las imágenes pueden:

-Clarificar y simplificar el contenido.

-Llamar y mantener la atención de la audiencia.

-Hacer que el contenido sea mas memorable.

-Generar una emoción.

-Mantener el enfoque.

Si tienes el tiempo limitado para elaborar una presentación, usa mas imágenes, la mente procesa la información visual mas rápido.

Si vas a complementar la imagen con texto, usa la menor cantidad de texto posible.

Las diapositivas cargadas de texto son una señal clara de la falta de dominio del tema o falta de preparación.

Piensa en imágenes II

Cuando ves una imagen, usas una parte diferente del cerebro que cuando lees un texto. Una imagen es asimilada y recordada inmediatamente. El texto tiene que ser leído y entendido para ser recordado. Cuando uno quiere entender un texto, la mente crea imágenes para que puedas visualizar el significado del texto.

Cuando presentas una imagen, la parte visual ya está ahí, por consiguiente el proceso de asimilar y recordar es mas fácil. Es mas probable que te acuerdes de la imagen en una diapositiva que el texto que la acompaña. Los participantes sienten mayor deseo de ver una imagen que un texto. Por consiguiente usando imágenes podrás mantener la atención de los participantes  por mas tiempo.

“Sé sincero; sé breve; toma asiento.” Franklin D. Roosevelt

Uno pudiera pensar que éste es un consejo reciente derivado de los tiempos que estamos viviendo en donde todo se mueve a alta velocidad. Sin embargo, este consejo fue dado por Franklin D. Roosevelt hace mas de sesenta años. Este sabio consejo es tristemente ignorado con demasiada frecuencia en la mayoría de las presentaciones ya que la brevedad es una rareza.

Los presentadores están conscientes de la poca capacidad de atención de las audiencias modernas. Por esta razón hay que poner un mayor énfasis en la brevedad. Si es muy importante el control de la cantidad de contenido en un texto, es aún más importante la cantidad de contenido de las presentaciones en vivo. Los lectores, ya sea en forma impresa o electrónica, siempre pueden retroceder en el texto para aclarar los detalles, pero las audiencias en las presentaciones que reciben el contenido en tiempo real, no tienen esa opción. Si pierden la pista, pueden interrumpir al presentador o simplemente desconectarse, en este momento pierde tanto la audiencia com el presentador. La lección que hay que aprender es ser conciso.

Ten en cuenta, no sólo qué tan larga es tu presentación, sino también la cantidad de detalles que incluyes y la manera en que los organizas. Elabora tu presentación con tres a cinco temas principales, y asegúrate que cualquier información que incluyas esté claramente relacionada con esos temas. Durante la presentación, haz referencia a los temas principales y liga los detalles a cada uno de ellos. Tu audiencia puede olvidar los detalles después de la presentación, pero va a recordar los temas principales.