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0efd5b0b047e1f5bd091940c7d21eabb_XLA todos nos ha pasado. Nos sentamos frente a la computadora con la pantalla en blanco sin saber como iniciar nuestra presentación. Para empezar, no deberíamos estar frente a la computadora si no tenemos claro el tema y la estructura de nuestra presentación. Pero suponiendo que nos brincamos los pasos de planeación y elaboración de la estructura, aquí  te presento 5 maneras para abrir una presentación  y cautives la atención de la audiencia desde el inicio.

1 . Utiliza el silencio.

La mayoría de la gente no puede hacer esto con facilidad. Pero si te quieres sentir como una estrella de rock en tu próxima presentación, opta por el silencio. Di unas cuantas palabras y guarda silencio.  Dí otras cuantas palabras y vuelve a guardar silencio. Esta una manera rápida y fácil de llamar la atención de la audiencia. Sólo asegúrate de que puedes mantener la compostura.

2 . Señala hacia el futuro o hacia el pasado.

Tengo dos  ejemplos sencillos para ti:

-Futuro: “En 30 años, el trabajo como lo conocemos ahora no existirá.”

– Pasado: “En 1970, la mayoría de la gente que ingresaba a una empresa pensaba quedarse en ella el resto de su carrera laboral. Hoy eso ya no es una realidad.”

Hablando del futuro o del pasado siempre llama nuestra atención ya que desafortunadamente, es donde viven nuestros corazones.

3 . Citar a alguien.

Otra forma fácil de iniciar una presentación es simplemente citar a alguien. Recuerda al último presentador que inició su presentación  aludiendo a  Albert Einstein o a Napoleón. Una cita te da credibilidad instantánea.

4 . Compartir algo extraordinario.

Sabían que el colibrí mueve sus alas 90 veces por segundo, esto es 5,400 veces por minuto. Además es la única ave que puede volar hacia atrás. ¿Mi vida va a mejorar porque sé cuántas veces mueve las alas colibrí en un minuto? No. ¿Es interesante y me llama la atención? Sí.

5 . Contar una historia.

Hay algo sorprendente de las historias: Si la presentación se basa únicamente en datos y estadísticas, tu público va a reaccionar en una de dos maneras: 1 ) de acuerdo o 2 ) no están de acuerdo. Sin embargo, si cuentas una historia, el público participará contigo. ¿Todavía no estás convencido? Es sabido que las historias aumentan el nivel de retención en tu audiencia en un 26%.

Te invito a que experimentes, intenta algo nuevo. Sal de tu zona de confort. Notarás resultados sorprendentes al tratar cualquiera de estas técnicas.

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SpotlightComúnmente tan pronto inicia un ponente su presentación, alguien comenta “¡Apaguen las luces por favor!”.  En ese momento el cuarto se obscurece con la excepción de la luz del proyector reflejada en la pantalla. ¿Y el ponente? Probablemente se encuentra por ahí ya que se escucha su voz.

Si quieres que tu presentación sea más efectiva, deja las luces prendidas. Aunque estés usando diapositivas, entre más luz tengas, mejor resultado tendrás. Recuerda que estás tratando de conectar, de contar una historia o de vender un proyecto. Es difícil  exponer una idea cuando la audiencia no te puede ver,  ellos no están ahí para escuchar la narración de las diapositivas, están ahí para escucharte, para involucrarse contigo y con el tema presentado. Si la audiencia no te puede ver, se distraerá fácilmente.

De acuerdo a estudios realizados por el antropólogo Chris Knight, la audiencia debe experimentar el “lenguaje verbal”, el cual cuenta con el 7% de la comunicación,  así como el “lenguaje visual” calculado con el 93% restante. Entonces, tratar de convencer a una audiencia sin tomar en cuenta este 93% sería como querer vender un producto y mostrar solamente parte del empaque. En las salas de junta es común que se apaguen las luces al inicio de una presentación y generalmente el ponente se sienta al fondo de la sala  para operar la computadora mientras la audiencia ve la pantalla,  mientras que este narra las diapositivas. Esta práctica es tan usual que se considera “normal”. Puede que sea así, desafortunadamente no es efectiva. La audiencia va a asimilar mejor el mensaje cuando pueda escuchar y ver al ponente.

Si quieres presentar de una manera mas efectiva, deja la luz encendida y ubícate el lugar dónde la mayor parte de la audiencia te pueda ver y escuchar.

Somos criaturas visuales. Imagina a un cavernícola dibujando una historia en su cueva o a un niño de kinder dibujando  con los dedos. Estamos programados para comunicarnos de una manera visual.

Mas de 2,000 imágenes encontradas en las cuevas de Lascaux, Francia, narran historias con  personajes, secuencias y movimiento. Desde entonces se cuentan historias apoyadas con elementos visuales.

Murales pictográficos Egipcios comunican ideas complejas a miles de personas.

Antes de la invención de la imprenta, la iglesia católica mostraba historias de los santos y de personajes bíblicos a una audiencia que en su mayoría era analfabeta. Las imágenes son pegajosas.

Al Gore eleva la conciencia hacia el medio ambiente. Posteriormente gana un Oscar y el Premio Nobel de la Paz con el apoyo de una excelente presentación complementada con imágenes visuales.

¿Quieres que tu mensaje llegue a tu audiencia? Compleméntalo con excelentes apoyos visuales de alta calidad.

*Fuente: Nancy Duarte

FDR RadioUno pudiera pensar que éste es un consejo reciente derivado de los tiempos que estamos viviendo en donde todo se mueve a alta velocidad. Sin embargo, este consejo fue dado por Franklin D. Roosevelt hace mas de sesenta años. Este sabio consejo es tristemente ignorado con demasiada frecuencia en la mayoría de las presentaciones ya que la brevedad es una rareza.

Los presentadores están conscientes de la poca capacidad de atención de las audiencias modernas. Por esta razón hay que poner un mayor énfasis en la brevedad. Si es muy importante el control de la cantidad de contenido en un texto, es aún más importante la cantidad de contenido de las presentaciones en vivo. Los lectores, ya sea en forma impresa o electrónica, siempre pueden retroceder en el texto para aclarar los detalles, pero las audiencias en las presentaciones que reciben el contenido en tiempo real, no tienen esa opción. Si pierden la pista, pueden interrumpir al presentador o simplemente desconectarse, en este momento pierde tanto la audiencia com el presentador. La lección que hay que aprender es ser conciso.

Ten en cuenta, no sólo qué tan larga es tu presentación, sino también la cantidad de detalles que incluyes y la manera en que los organizas. Elabora tu presentación con tres a cinco temas principales, y asegúrate que cualquier información que incluyas esté claramente relacionada con esos temas. Durante la presentación, haz referencia a los temas principales y liga los detalles a cada uno de ellos. Tu audiencia puede olvidar los detalles después de la presentación, pero va a recordar los temas principales.

John F. Kennedy speech

¿Porqué hacer una presentación si no es con la intención de cambiar algo, por mas pequeño o grande que sea? ¿Porqué gastar tiempo exponiendo una presentación que no tiene la intención de incitar a la acción?

Si queremos motivar a nuestra audiencia a que cambie por medio de nuestras presentaciones, debemos asegurarnos que nuestro mensaje es lo más claro posible para  ellos. Esto significa trabajar en lo complicado hasta que se vuelva simple. La simplicidad es la clave de las presentaciones.

Considera la razón más básica para asistir a cualquier presentación: aprender algo nuevo de alguien que es un experto en la materia. Como presentador, debes estar completamente informado sobre el tema que se está  exponiendo. Aunque no sepas absolutamente todo lo que hay que saber sobre un tema, debes ser lo suficientemente experto para explicarlo de una manera simple.

Si sientes que no puedes explicar de manera simple el material complicado, es hora de estudiar de nuevo. Ten en cuenta que tu público no sabe lo que tu sabes, que no están tan familiarizados con el tema como tú, así que haz lo que puedas por cambiar lo complicado a favor de lo simple.

Transformar lo complicado en algo simple no es fácil. Es mucho más  sencillo saturar la presentación de viñetas que nublan la mente al igual que con tablas y gráficos que sólo confunden a la audiencia. La sencillez exige la inclusión y la exclusión reflexiva de los contenidos. Se exige un conocimiento profundo del tema a tratar, de modo que un punto de información puede ser reducido a una frase, conservando el mismo significado.

¿Cuándo fue la última vez que viste la misión o la visión de una empresa redactada de una manera clara y simple.  La simplicidad es muy poderosa.Trabaja duro para simplificar el mensaje de tu presentación para inspirar de una manera duradera a tu audiencia

El diseño de tu presentación debe apoyar y mejorar el contenido. Si el contenido de tu presentación se ha simplificado al máximo, lo mismo debe hacerse con el diseño.

Si mantienes el diseño de tu presentación sencillo, esto acentuará la importancia de los contenidos incluidos. Es importante saber qué elementos de diseño son esenciales y cuáles pueden quedar  exentos. Nunca agregues elementos a una diapositiva que aportarán solo ruido. Apoya la simplicidad de tu contenido con la sofisticación de tu diseño.

Y recuerda, para que tu presentación sea exitosa, debe ser memorable.

4 métodos para elaborar presentaciones memorables. .059El Método de Takahashi

Este método muy singular requiere el uso de tipografía  muy grande. A diferencia de una presentación típica, no se utilizan imágenes o gráficos. El objetivo es utilizar la menor cantidad posible de palabras por diapositiva (de preferencia menos de tres). Para compensar esto, el expositor usa más diapositivas que en una presentación tradicional y cada diapositiva se muestra durante un tiempo mucho más corto. Esto con la intención de dar un mensaje de alto impacto en un  período corto de tiempo. Muchos piensan que este enfoque obliga a la audiencia a escuchar al expositor, ya que las diapositivas por sí solas no muestran todo el contenido de la presentación.

El Método Lessig

Basado en el estilo del Profesor de Derecho de la Universidad de Stanford Lawrence Lessig, este método es muy similar al enfoque de Takahashi por su simplicidad. Los presentadores que utilizan esta técnica incorporan en cada diapositiva sólo una breve cita, una frase corta o una foto con una leyenda y  cada diapositiva dura solo unos segundos.  Las presentaciones de Lessig son a menudo bastante largas, a veces usando cientos de diapositivas que se pasan rápidamente. La idea detrás de este método es que el intenso ritmo de la exposición evite que el público se aburra o distraiga.

El Método Godin

Aunque todavía no está oficialmente reconocido por los expertos  en presentaciones, este método, popularizado por el exitoso autor y gurú del marketing Seth Godin, se centra principalmente en el elemento de diseño de la presentación de diapositivas,en particular, la forma de seleccionar elementos visuales que acompañan a realzar los mensajes adecuadamente. Godin promueve el uso de la tipografía “bold”, colores contrastantes, imágenes impactantes y otros elementos visuales claros y convincentes para transmitir mejor los pensamientos y las ideas.

El Método Monta

Al igual que el enfoque Takahashi, esta técnica se originó en Japón. Introducida por un trabajador del conocimiento en el campo tecnológico el cual emula la personalidad y el carisma de un presentador de juegos en la televisión. Los presentadores utilizan preguntas y respuestas en todos sus elementos visuales. Cuando se plantea una pregunta  a la audiencia, la respuesta se mantiene cubierta o escondida, sólo para ser revelada a los asistentes una vez que han tratado de “adivinar”. La ventaja de este enfoque es que es altamente efectivo ya que mantiene a los miembros de la audiencia interesados ​​y comprometidos, por lo tanto, su atención es menos propensa a deambular.

Image

Hay presentaciones que parecen no tener fin. Esto se debe a que el presentador piensa (erróneamente) que su tema es tan interesante para todos como para él. Por esta razón siente que puede disponer del tiempo que quiera.

Thomas Jefferson decía que “No hay talento más valioso que el de no usar dos palabras cuando una basta”.

El límite de atención de las personas es de 20 minutos. A partir de 15-20 minutos la capacidad de atención comienza a decaer. Si no se puede transmitir el mensaje en este tiempo, se debe a que el presentador:

1-No tiene claro el mensaje que quiere transmitir.

2-Intenta abarcar demasiada información.

3-Se pierde en los detalles.

En lugar de rebasar este tiempo, es mucho mas productivo terminar tu presentación a los 20 minutos y aprovechar el resto del tiempo para preguntas y respuestas. De esta manera la audiencia tendrá la oportunidad de escuchar los temas que le interesan y que no se cubrieron durante la presentación.

Recuerda que tu objetivo es comunicar un mensaje que sea memorable.

Habrán ocasiones cuando no sepas la respuesta a una pregunta que  te hace un miembro de la audiencia. A la gente le gusta saber que eres lo suficientemente seguro de ti mismo para admitir que no sabes algo. Es una oportunidad para ganarte el respeto de la audiencia.

Cuando te topes con una pregunta difícil, date un par de segundos para pensar, asegúrate que entiendes la pregunta. Considera decirle al participante que repita la pregunta y elabore un poco.

Si no sabes la respuesta, tienes tres alternativas:

1- “No se la respuesta. Déjame investigar y me pongo en contacto contigo.”

2- ”Esa es una excelente pregunta. ¿Alguien quiere compartir su opinión al respecto?”

3- ”Esa es una excelente pregunta. ¿Tu que opinas?”

Las dos últimas opciones voltean la pregunta a la audiencia o al mismo participante. En muchas ocasiones la respuesta vendrá de la audiencia.

En cualquiera de los casos, si la pregunta no es respondida, asegúrate que el participante sepa que vas a investigar y posteriormente te pondrás en contacto con el con la respuesta.

No pidas disculpas por no saber una respuesta y nunca inventes una respuesta.

Se memorable.

Una presentación con una estructura fluida ofrece tanto al presentador como a la audiencia un mapa mental que le da sentido al contenido que vas a exponer. Para crear una estructura lógica que tenga sentido, considera los siguientes elementos.

Mensaje clave

Uno de los errores que cometen los presentadores principiantes es manejar dos o tres mensajes clave. Enfócate en un solo mensaje. Éste mensaje dará forma al diseño del contenido y servirá de guía en tu presentación. Comprométete con tu mensaje clave en todo lo que digas, muestres o hagas.

Cada vez que puedas vincular un beneficio del negocio con uno una que brinde una emoción positiva, como un avance profesional, mejora en la apariencia personal, dinero, competencia, confort, libertad, confianza en uno mismo, salud, o ahorro de tiempo, tendrás la atención de la audiencia.

El lado emocional de cualquier beneficio a menudo es mas importante porque, días después de que hayas dado tu presentación, la gente no recordará exactamente lo que dijiste, pero si recordarán como los hiciste sentir.

Datos de apoyo

Investiga a fondo el tema que vas a presentar para asegurarte que tienes los hechos, cifras y antecedentes para apoyar tu caso. Sólo utiliza la información que apoya directamente a tu mensaje clave.

Historias

La gente recuerda las historias más que los hechos. Utiliza tus historias siempre que sea posible, en lugar de recrear la magia de alguien más. Es agotador ser alguien más. Aunado a esto, cuando tomas prestada la  historia de alguien más, los participantes pueden haberla oído ya. Cuando cuentas tu historia, aumentas las posibilidades de permanecer único y original.

Es muy importante la información que se da a la audiencia cuando te presentan como expositor. Aunque la información equivocada difícilmente va a hacer que fracase la exposición, la manera correcta de presentar a un expositor puede servir como plataforma de lanzamiento para su exposición. Lo primero que tienes que hacer como expositor es escribir el texto que será leído cuando te presenten ante la audiencia. Después de todo, ¿quien conoce mejor lo que has hecho que tu? Una vez que tengas el texto, entrégalo al presentador y pídele que lo lea contigo por si tiene cualquier duda (también sirve para checar la entonación y pronunciación). El presentador te lo agradecerá ya que facilitarás su labor. Además, no te expones a que mencione información falsa o cuestionable.

¿Que se debe incluir cuando se presenta a un expositor?

-Debe incluir información relevante para la audiencia en esa presentación en particular. Si vas a hablar de equipos de trabajo, menciona los reconocimientos que has recibido o el trabajo que has desempeñado en esa área. De nada le sirve a la audiencia saber que recibiste un reconocimiento en forestación cuando no es el tema a tratar.

-Debe establecer tu credibilidad sin ponerte en un pedestal.  La gente respeta a la autoridad, pero confía en la gente que es similar a ella.

-Debe incluir los beneficios que obtendrá la audiencia al escucharte. A la gente no le gusta sentarse durante horas escuchando a otras personas hablar sin saber que hay un retorno de inversión de su tiempo y atención. Una buena introducción le dice a la audiencia los beneficios que recibirá de la exposición sin revelar toda la información.

-Debe ser breve, de 1 a 2 minutos como máximo.