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US-IT-CONSUMER ELECTRONICS SHOW-CES2014 arrancó con una lección muy valiosa para todos los presentadores y todos aquellos que necesitan hablar en público. Omitir practicar antes de una presentación no es una opción.

El 6 de enero, el director y productor de cine Michael Bay, quien ha dirigido películas como Armageddon, La Roca, Pearl Harbor y la trilogía de Transformers entre otras, sufrió la consecuencia de no estar preparado antes de dar una presentación. Bay, era el invitado especial de Samsung para promover la nueva línea de televisores “curvos”en la “International Consumer Electronics Show” celebrado en Las Vegas.

Víctima de la “Ley de Murphy”, a los pocos segundos de iniciar su charla, falló el teleprompter y aunque lo invitaron a que improvisara su charla, Bay balbuceó unas cuantas palabras antes de decir “Lo siento” y salir del escenario ante miles de espectadores.

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¿Que pudo haber hecho Michael Bay y que puedes hacer tu para evitar catástrofes de esta índole?

1-Antes que nada, la práctica es fundamental. Entre mejor preparado estés para tu presentación, disminuyes las posibilidades de que afecte algo que está fuera de tu control. Prepara y ordena el material que vas a utilizar, practica una y otra vez tu presentación hasta que seas capaz de exponerla sin apoyo alguno.

2-Es importante estar consciente de que las cosas pueden fallar. Puede fundirse el foco del proyector, se puede congelar tu computadora, falla el video que tenías contemplado proyectar, el WI-FI de las instalaciones no es bueno o bien se encuentra saturado, el sistema de sonido es deficiente, etc., solo por mencionar algunos. Debes estar prevenido con un plan alterno en caso de que cualquiera de estos incidentes se manifiesten. Llevar tu presentación y notas impresas es una de las mejores medidas que puedes tomar.

3-En caso de que  algo falle, tómalo con calma y busca una solución de la manera mas elegante posible. Hay fallas que son evidentes para toda la audiencia como cuando se funde el foco del proyector. En ese caso no hay gran cosa que puedas hacer al respecto, sin embargo, cuando te saltas una diapositiva o cambias el orden de tu presentación no lo hagas evidente, sólo tu sabes que cometiste un error y no es necesario compartirlo con le resto de la audiencia.

Relájate, siempre existe la posibilidad de que algo salga mal, aprende a reírte de tus errores. Pero de ninguna manera pienses que si no te preparas de la manera adecuada obtendrás resultados positivos. Prevee y minimiza las posibilidades de que algo ponga en riesgo tu presentación. Recuerda que estás frente a una audiencia para dar lo mejor de ti porque lo merece y tu también.

Ver video aquí.

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00000795_mediumUna de las grandes bondades que tiene PowerPoint es la facilidad de uso. Prácticamente cualquier persona puede abrir el programa y éste, prácticamente te lleva de la mano para crear una presentación. Por esta razón, mucha gente siente que puede crear una presentación sin tomar en cuenta, que elaborar una presentación efectiva requiere mucho mas que usar PowerPoint.

Para crear una presentación efectiva uno debe detenerse y pensar en el mensaje quiere transmitir, cuál es la relevancia del mensaje, analizar a la audiencia para elaborar un mensaje claro y que sea entendido fácilmente por ésta, seleccionar las imágenes que complementen el mensaje, diseñar la presentación en PowerPoint u otra herramienta que se utilice, y finalmente, practicar por lo menos 7 veces antes de presentar para obtener la fluidez necesaria.

Como puedes ver, hacer una presentación no es tan fácil. Aún así hay quienes piensan que  saber utilizar PowerPoint es sinónimo a dar una buena presentación. Esto esta tan absurdo como pensar que  saber tocar las teclas de un piano es saber tocar como Chopin.

clue-eyecontactImagina que estás platicando con una persona que te atrae. Es probable que toda tu atención se centre en ella, ya que quieres registrar cada reacción que tiene ante lo que dices, para así medir las posibilidades que tiene de prosperar esa relación.  De igual manera, cuando presentas, tu atención debe estar centrada en la audiencia para ver las probabilidades que tienes de generar una conexión con ella.

Un monitor ubicado frente a ti, te ayuda a ver que es lo que se está proyectando sin la necesidad de voltear a ver la pantalla. Esto no sólo te sirve como una guía  en tu presentación sino que adicionalmente te permite mantener el importante contacto visual con tu audiencia. Hay quienes no ven esto como una gran ventaja ya que solo se limitan a transmitir la información y no se percatan si los asistentes los están comprendiendo o no. Sin embargo la facilidad de mantener la atención en tu audiencia te servirá como un termómetro de como va tu charla. Considerando lo anterior,  podrás hacer los ajustes necesarios dependiendo de lo que veas y percibas en tu audiencia. De igual manera podrás identificar a los miembros de la audiencia y su actitud con respecto a lo que estás diciendo. Por ejemplo si estás tratando de vender un proyecto y te das cuenta que hay cierta resistencia, puedes ahondar en el tema para tratar de convencer a los asistentes o bien saltar ese punto y ahondar en uno que tenga mayor aceptación . Esto no será posible si estás leyendo tus diapositivas dando la espalda a tu audiencia.

Recuerda, nos gusta que nos digan las cosas de frente.

SpotlightComúnmente tan pronto inicia un ponente su presentación, alguien comenta “¡Apaguen las luces por favor!”.  En ese momento el cuarto se obscurece con la excepción de la luz del proyector reflejada en la pantalla. ¿Y el ponente? Probablemente se encuentra por ahí ya que se escucha su voz.

Si quieres que tu presentación sea más efectiva, deja las luces prendidas. Aunque estés usando diapositivas, entre más luz tengas, mejor resultado tendrás. Recuerda que estás tratando de conectar, de contar una historia o de vender un proyecto. Es difícil  exponer una idea cuando la audiencia no te puede ver,  ellos no están ahí para escuchar la narración de las diapositivas, están ahí para escucharte, para involucrarse contigo y con el tema presentado. Si la audiencia no te puede ver, se distraerá fácilmente.

De acuerdo a estudios realizados por el antropólogo Chris Knight, la audiencia debe experimentar el “lenguaje verbal”, el cual cuenta con el 7% de la comunicación,  así como el “lenguaje visual” calculado con el 93% restante. Entonces, tratar de convencer a una audiencia sin tomar en cuenta este 93% sería como querer vender un producto y mostrar solamente parte del empaque. En las salas de junta es común que se apaguen las luces al inicio de una presentación y generalmente el ponente se sienta al fondo de la sala  para operar la computadora mientras la audiencia ve la pantalla,  mientras que este narra las diapositivas. Esta práctica es tan usual que se considera “normal”. Puede que sea así, desafortunadamente no es efectiva. La audiencia va a asimilar mejor el mensaje cuando pueda escuchar y ver al ponente.

Si quieres presentar de una manera mas efectiva, deja la luz encendida y ubícate el lugar dónde la mayor parte de la audiencia te pueda ver y escuchar.

mzl.cpqfbska.1024x1024-65Así como los productos para niños están diseñados con el fin en mente de preservar la seguridad del usuario;  o unas tijeras están diseñadas con el fin de que sean funcionales; de igual manera las presentaciones memorables se deben diseñar con un fin específico en mente. El fin puede ser que te compren un producto, que te contraten, que te autoricen un proyecto o que te den un aumento salarial. Muchas empresas hacen uso de la misma presentación para todo tipo de foros. Lamentablemente no existe una presentación multiusos que sea efectiva, aunque puedes emplearla  esto no quiere decir que vaya a funcionar. Una presentación debe ser usada para persuadir a la audiencia a tomar la decisión correcta que beneficie a todos los involucrados. De tal forma que una presentación no debe ser utilizada para fines que no son éticos, ni para para manipular a una audiencia a realizar algo de lo cual no esta convencida. La ética también aplica en las presentaciones. No se trata de maquillar números, de mostrar elementos falsos o  testimonios que no son verídicos. Si tienes un buen producto o servicio, es imprescindible  que saques todo el provecho que te brindan las presentaciones. Si vas a usar las presentaciones para engañar o confundir, mejor dedica ese tiempo a mejorar tu producto o servicio para que en un futuro puedan ser de beneficio para quienes hagan uso de ellos.

Haz uso de las presentaciones siempre pensando en el beneficio de las partes involucradas. Sé asertivo y sé convincente.

John F. Kennedy speech

¿Porqué hacer una presentación si no es con la intención de cambiar algo, por mas pequeño o grande que sea? ¿Porqué gastar tiempo exponiendo una presentación que no tiene la intención de incitar a la acción?

Si queremos motivar a nuestra audiencia a que cambie por medio de nuestras presentaciones, debemos asegurarnos que nuestro mensaje es lo más claro posible para  ellos. Esto significa trabajar en lo complicado hasta que se vuelva simple. La simplicidad es la clave de las presentaciones.

Considera la razón más básica para asistir a cualquier presentación: aprender algo nuevo de alguien que es un experto en la materia. Como presentador, debes estar completamente informado sobre el tema que se está  exponiendo. Aunque no sepas absolutamente todo lo que hay que saber sobre un tema, debes ser lo suficientemente experto para explicarlo de una manera simple.

Si sientes que no puedes explicar de manera simple el material complicado, es hora de estudiar de nuevo. Ten en cuenta que tu público no sabe lo que tu sabes, que no están tan familiarizados con el tema como tú, así que haz lo que puedas por cambiar lo complicado a favor de lo simple.

Transformar lo complicado en algo simple no es fácil. Es mucho más  sencillo saturar la presentación de viñetas que nublan la mente al igual que con tablas y gráficos que sólo confunden a la audiencia. La sencillez exige la inclusión y la exclusión reflexiva de los contenidos. Se exige un conocimiento profundo del tema a tratar, de modo que un punto de información puede ser reducido a una frase, conservando el mismo significado.

¿Cuándo fue la última vez que viste la misión o la visión de una empresa redactada de una manera clara y simple.  La simplicidad es muy poderosa.Trabaja duro para simplificar el mensaje de tu presentación para inspirar de una manera duradera a tu audiencia

El diseño de tu presentación debe apoyar y mejorar el contenido. Si el contenido de tu presentación se ha simplificado al máximo, lo mismo debe hacerse con el diseño.

Si mantienes el diseño de tu presentación sencillo, esto acentuará la importancia de los contenidos incluidos. Es importante saber qué elementos de diseño son esenciales y cuáles pueden quedar  exentos. Nunca agregues elementos a una diapositiva que aportarán solo ruido. Apoya la simplicidad de tu contenido con la sofisticación de tu diseño.

Y recuerda, para que tu presentación sea exitosa, debe ser memorable.

4 métodos para elaborar presentaciones memorables. .059El Método de Takahashi

Este método muy singular requiere el uso de tipografía  muy grande. A diferencia de una presentación típica, no se utilizan imágenes o gráficos. El objetivo es utilizar la menor cantidad posible de palabras por diapositiva (de preferencia menos de tres). Para compensar esto, el expositor usa más diapositivas que en una presentación tradicional y cada diapositiva se muestra durante un tiempo mucho más corto. Esto con la intención de dar un mensaje de alto impacto en un  período corto de tiempo. Muchos piensan que este enfoque obliga a la audiencia a escuchar al expositor, ya que las diapositivas por sí solas no muestran todo el contenido de la presentación.

El Método Lessig

Basado en el estilo del Profesor de Derecho de la Universidad de Stanford Lawrence Lessig, este método es muy similar al enfoque de Takahashi por su simplicidad. Los presentadores que utilizan esta técnica incorporan en cada diapositiva sólo una breve cita, una frase corta o una foto con una leyenda y  cada diapositiva dura solo unos segundos.  Las presentaciones de Lessig son a menudo bastante largas, a veces usando cientos de diapositivas que se pasan rápidamente. La idea detrás de este método es que el intenso ritmo de la exposición evite que el público se aburra o distraiga.

El Método Godin

Aunque todavía no está oficialmente reconocido por los expertos  en presentaciones, este método, popularizado por el exitoso autor y gurú del marketing Seth Godin, se centra principalmente en el elemento de diseño de la presentación de diapositivas,en particular, la forma de seleccionar elementos visuales que acompañan a realzar los mensajes adecuadamente. Godin promueve el uso de la tipografía “bold”, colores contrastantes, imágenes impactantes y otros elementos visuales claros y convincentes para transmitir mejor los pensamientos y las ideas.

El Método Monta

Al igual que el enfoque Takahashi, esta técnica se originó en Japón. Introducida por un trabajador del conocimiento en el campo tecnológico el cual emula la personalidad y el carisma de un presentador de juegos en la televisión. Los presentadores utilizan preguntas y respuestas en todos sus elementos visuales. Cuando se plantea una pregunta  a la audiencia, la respuesta se mantiene cubierta o escondida, sólo para ser revelada a los asistentes una vez que han tratado de “adivinar”. La ventaja de este enfoque es que es altamente efectivo ya que mantiene a los miembros de la audiencia interesados ​​y comprometidos, por lo tanto, su atención es menos propensa a deambular.

Habrán ocasiones cuando no sepas la respuesta a una pregunta que  te hace un miembro de la audiencia. A la gente le gusta saber que eres lo suficientemente seguro de ti mismo para admitir que no sabes algo. Es una oportunidad para ganarte el respeto de la audiencia.

Cuando te topes con una pregunta difícil, date un par de segundos para pensar, asegúrate que entiendes la pregunta. Considera decirle al participante que repita la pregunta y elabore un poco.

Si no sabes la respuesta, tienes tres alternativas:

1- “No se la respuesta. Déjame investigar y me pongo en contacto contigo.”

2- ”Esa es una excelente pregunta. ¿Alguien quiere compartir su opinión al respecto?”

3- ”Esa es una excelente pregunta. ¿Tu que opinas?”

Las dos últimas opciones voltean la pregunta a la audiencia o al mismo participante. En muchas ocasiones la respuesta vendrá de la audiencia.

En cualquiera de los casos, si la pregunta no es respondida, asegúrate que el participante sepa que vas a investigar y posteriormente te pondrás en contacto con el con la respuesta.

No pidas disculpas por no saber una respuesta y nunca inventes una respuesta.

Se memorable.

 Hace un par de días un amigo me dijo que no ve la necesidad de cambiar la manera en que elabora sus presentaciones ya que hay miles de personas que las elabora de la misma manera, y “no pasa nada”. Tiene razón. Actualmente hay presentaciones tan malas que la audiencia sale igual o peor que como entró. Es decir no “pasó nada”. Esto es lamentable ya que la meta de una presentación, cualquier presentación, es que “pase algo”. Esto puede ser que alguien cambie su punto de vista, que se autorice un proyecto, que se consigan los donativos deseados para una causa noble, etc.

Mientras sigamos presentando de la misma manera, difícilmente veremos resultados diferentes. Seguiremos viendo gente que se queda dormida, que checa sus mails, o que envía mensajes de su celular mientras el presentador está hablando. Si la audiencia no está poniendo atención, difícilmente captará tu mensaje. Si no capta tu mensaje, no actuará de la manera deseada. Si no actúa, no genera cambios, es decir, “no pasa nada”.

La justificación de que “lo hago así porque todos lo hacen así” ya no funciona. Vivimos en un mundo sumamente competitivo en donde necesitamos ser diferentes y buscar soluciones alternas para generar un cambio. El mundo necesita un cambio. Te invito a que cambies la manera en que presentas. Pequeñas modificaciones en la manera en que presentas, hacen una gran diferencia. Aunque es una meta noble, no tengo la certeza de que vamos a cambiar el mundo, pero te garantizo que si elaboras mejores presentaciones, si va a cambiar TU mundo.

Evita poner el logotipo en todas las diapositivas de tu presentación. Muchas empresas piensan que es necesario poner el logotipo en todas las diapositivas porque apoya la imagen institucional y se ve más profesional.

No apoya la imagen institucional y no se ve mas profesional. De hecho, poner el logotipo en todas las diapositivas puede afectar la efectividad de la presentación por las siguientes razones:

1-Es una distracción. Las diapositivas bien diseñadas deben apoyar tu mensaje, no distraer a la audiencia. Poner un logotipo en cada diapositiva desperdicia el valioso espacio en la pantalla con ruido visual que no aporta nada al mensaje.

2-Tu audiencia ya sabe quien eres. Hay personas que sienten que deben incluir el logotipo en cada diapositiva para que la audiencia no se olvide de ellos. Si estás dando una conferencia en un auditorio lleno, y de repente la gente no sabe quien eres, tienes problemas mas serios que la ubicación del logotipo.

3-Daña tu marca. Una presentación aburrida y poco eficaz pero con muchos logotipos es peor que una presentación atractiva y memorable sin logotipos. La gente se acuerda de los presentadores y las presentaciones que los movieron con una buena historia, no por la cantidad de logotipos.

Si en realidad es importante para ti o tu empresa el uso del logotipo en la presentación, limítate a ponerlo en la primera y última diapositiva. De esta manera la audiencia sabe quien eres al inicio de la presentación y les recuerdas quien eres al final, después de haberlos cautivado con una presentación memorable.