Archivos para el mes de: enero, 2012

Hay quienes piensan que una presentación inicia en el momento en que te subes al escenario. Éste es un gran error ya que la presentación inicia en el momento en que te la asignan, o en el momento en que decides elaborar una por cuenta propia.

El primer paso para la elaboración de cualquier presentación es la reflexión. Una vez que sabemos el tema a exponer, es fundamental hacer un alto en el camino. Es momento de sentarnos a decidir que debe, y que no debe ir en la presentación. Uno de los grandes errores que se cometen, es pensar que todo debe estar incluido en la presentación. Recuerda que tu audiencia no puede asimilar tanta información como quisieras en tan poco tiempo, y que el hecho de que la información sea relevante para ti no quiere decir que sea relevante para la audiencia. Para poder tomar la importante decisión de que se queda y que se elimina hay que hacernos varias preguntas.

-¿A quién le vamos a presentar? Es importante pensar qué inquietudes tiene la audiencia y que problema podemos solucionarle.

-¿Para qué estamos presentando? Puede ser para que se tome una decisión o para  que se cambie una decisión tomada, para que se autorice un presupuesto, para cumplir con una tarea o para motivar a la audiencia a tomar una acción determinada. Cada uno de estos ejemplos requiere de una presentación diferente. Las presentaciones no deben ser multiusos. Se deben diseñar con un fin específico.

-¿Cuál es el mensaje clave que quieres transmitir a la audiencia? ¿Podrías escribir tu mensaje en una sola frase al reverso de una tarjeta de presentación? ¿Podrías enviar tu mensaje por Twitter? Si no puedes hacerlo, es que falta reflexión para tener la claridad necesaria en el mensaje.

-¿Cuanto tiempo debe durar la presentación? No olvides incluir tiempo para preguntas y respuestas. Y recuerda que uno de los pecados capitales de las presentaciones es pasarte del tiempo asignado.

-¿En donde se va a llevar a cabo la presentación? Es importante saber el tamaño del salón y de la audiencia para tomar las precauciones necesarias en cuanto al sistema de audio y video. De ser posible, visita el lugar antes de tu presentación para que te familiarices con el espacio y para que hagas pruebas con el equipo.

Entiendo que es un reto hacer este alto en el camino ya que siempre estamos con prisa y en muchas ocasiones hacemos las presentaciones solo por cumplir. En este caso es mejor no hacer la presentación  ya que si vamos con la mentalidad de “sólo por cumplir” indudablemente vamos a fracasar. Te aseguro que si te das el tiempo necesario para reflexionar, tu presentación será todo un éxito.

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¿Recuerdas la última vez que le dijiste a alguien que su presentación fue malísima? Probablemente no porque nunca lo has hecho. Independientemente de que has sido testigo de presentaciones malísimas, nunca has externado tu opinión al presentador por educación, por apatía y en el peor de los casos por lástima. Esto ha creado en la mente del presentador la ilusión de que su desempeño fue sobresaliente aunque la audiencia piensa lo contrario. Al no contar con la retroalimentación adecuada, el presentador seguirá haciendo mas de lo mismo y la audiencia pensando mas de lo mismo. Se ha llegado a tal nivel que cuando uno sabe el nombre del presentador, ya se tiene en mente los correos que se van a contestar, las redes sociales que se van a actualizar y los diversos trucos que se van a llevar a cabo para mantenerse despiertos durante su presentación. Esto no tiene porque seguir así. Haciendo algunas modificaciones a tu presentación y a tu manera de presentar las cosas pueden cambiar de manera radical. No solo la audiencia se verá beneficiada al recibir la información que requiere de una manera clara, concisa y efectiva, sino que también tu como presentador recibirás retroalimentación positiva que solo se recibe cuando uno hace un trabajo excepcional. ¿Para que dar lástima cuando puedes ser excepcional?

Como es poco probable que los miembros de tu audiencia se acerquen a ti para decirte que tu presentación fue malísima (aunque sea eso lo que piensan y comentan entre ellos), te doy unos tips para que descubras si tus presentaciones son malas y por educación, apatía o lástima no te lo dicen.

Tus presentaciones son malas (o tienen áreas de oportunidad) si:

1-Usas transiciones y efectos de sonido. No hay algo mas irritante que ver una y otra vez la transición que decidiste incluir en tu proceso creativo cuando alguien quiere repasar la diapositiva anterior.

2-Usas Clipart. Actualmente hay opciones muy superiores y atractivas a Clipart que pueden complementar tu mensaje. La palabra clave es “complementar” porque el mensaje lo vas a dar tu.

3-Usas diapositivas con mucho texto. Está comprobado científicamente que la gente sólo puede hacer una cosa a la vez, o te escucha o lee tus diapositivas. Si se trata de leer, mejor manda tus diapositivas y las leerán cuando sea mas conveniente.

4-Lees las diapositivas. Recuerdo que mi mamá me leía cuentos de niño cuando aún no sabía leer. Ya crecí, ya se leer, y no necesito que me leas algo que voy a leer mas rápido que tu. Me interesa escuchar tu mensaje, no escucharte leer tu mensaje.

5-Te pasas del tiempo asignado. El tiempo es oro. Si tu no respetas lo que es mas valioso para mi (probablemente por falta de preparación) , ¿porqué debería respetar tu mensaje, opinión o petición?

6-Tratas de exponer mas de una idea por diapositiva. Concéntrate en una idea por diapositiva. De esta manera te ayuda a enfocarte y vas a mantener mi atención. Tienes muchas ideas, no te preocupes, usa las diapositivas necesarias.

7-Poco tiempo de preparación. El tiempo ideal de preparación es practicar 7 veces tu presentación. Si eres de esos que piensan que puedes presentar sin practicar porque nadie se da cuenta, te tengo noticias. Tu audiencia se da cuenta de tu improvisación. Y ya sabemos porqué no te dice nada.

Te invito a que hagas un par de modificaciones en tu manera de presentar y te darás cuenta que unos pequeños cambios generarán grandes cambios en la manera en que la gente te ve.

El año 2011 fue un año en donde muchas cosas mejoraron, muchas empeoraron y muchas simplemente se quedaron igual. Tuve la oportunidad de asistir a varias presentaciones y conversar con compañeros que a su vez asistieron a un número importante de presentaciones. La conclusión a la que llegamos es que la manera de presentar no ha cambiado, pero quienes presentan esperan resultados diferentes. Albert Einstein definía la locura como “hacer la misma cosa una y otra vez esperando obtener diferentes resultados” Las presentaciones poco efectivas que se llevaron a cabo solo han generado frustración en los inversionistas, altos mandos de las empresas, y las diversas audiencias que esperan ansiosos resultados diferentes. Si no cambiamos la manera en que presentamos, obtendremos los mismos resultados una y otra vez. Mi meta es que en 2012 haya un cambio o transformación radical respecto al pasado inmediato en la manera de presentar. Un año en donde los mensajes sean claros y contundentes; un año en donde la manera en que se presenta la información sea estética y entendible, un año en donde el ponente nos motive a tomar la acción necesaria para generar un cambio.  Los invito a ser parte de esta” revolución” en la manera en que presentamos para generar los cambios que tanto necesitamos.  Después de todo si no buscamos generar un cambio no tenemos porqué presentar.