Archivos para el mes de: marzo, 2011

Cada presentación se compone de tres partes: 1) su mensaje, 2) sus imágenes, y 3) el momento de hacer la presentación.

Cuando se comparan las presentaciones con otras herramientas de comercialización y mercadeo, la diferencia de la calidad es asombrosa. Las empresas gastan millones de dólares para asegurar que sus páginas web y materiales impresos sean de primera clase.  Por otro lado, las presentaciones son a menudo hechas en casa por ingenieros y personal de ventas que finalmente harán las presentaciones. ¿Porqué no dar la misma importancia a la presentación que pudiera hacer la diferencia entre un “si” y un “no”?

Actualmente se dan millones de presentaciones diarias. Sin embargo la mayoría son aburridas y tienen que ser soportadas por el presentador y su audiencia. Generalmente las presentaciones son poco eficientes, no por falta de inteligencia o creatividad por parte del presentador. Sino porque han aprendido malos hábitos al presentar y no cuentan con la conciencia y  conocimientos de lo que hace una buena presentación y lo que no. La “Muerte por Powerpoint” es común y normal pero no efectiva.

El gran reto que tienes es ser parte del 5% que verdaderamente se interesa por su audiencia. Esto  lo demuestras teniendo un mensaje claro,  tomando en cuenta las necesidades de la audiencia, buscando los elementos visuales que apoyen el mensaje que estas transmitiendo y practicando las veces necesarias para que al momento de presentar se vea y sienta natural.

En ocasiones la gente se pregunta cuantos bullets son suficientes en una presentación. La respuesta es que entre menos bullets uses mejor. En general, entre mas bullets uses en tu presentación Powerpoint, ésta es menos eficiente.

La manera “tradicional” de hacer presentaciones Powerpoint (larga, aburrida, llena de texto que invita a dormir) se ha llevado a cabo durante tanto tiempo que ya es parte de la “cultura organizacional.” Simplemente así se hacen las cosas aquí. Un hecho de la cultura es que es lenta y difícil de cambiar. La gente está cómoda con la manera en que se hacen  las cosas.

Al ingresar un nuevo empleado a una empresa, tarde o temprano se le dice que utilice la menor cantidad de texto en cada diapositiva. Pareciera un buen consejo, sin embargo para la empresa la menor cantidad de texto significa 7 u 8 frases completas o parciales. La idea de tener solo 14

una o dos palabras sería la señal de que no se hizo la tarea. Una serie de diapositivas llenas de texto y gráficas inentendibles es señal de que eres un “empleado serio.” No importa que la audiencia está aburrida o que los directivos no entiendan tus gráficas. Si se ve complicado… debe ser bueno.

Existen muchos libros que recomiendan usar de 7 a 8 lineas de bullets.  Nadie puede dar una buena presentación con diapositiva tras diapositiva llena de bullets.

Los bullets son para ser usados en documentos y solo ocasionalmente en multimedia.

Recuerda esta simple formula:

– bullets  =  + eficiencia en la presentación

No importa que tan maravillosa sea tu presentación, o que tan bonitos o profesionales se vean tus apoyos visuales, si tu presentación no está basada en un contenido sólido, difícilmente tendrás éxito. Tampoco se trata de que el contenido por si mismo sea la salvación. Casi nunca lo es. Un excelente contenido es una condición necesaria, pero no es suficiente. Toda presentación debe empezar con un contenido sólido (adecuado para la audiencia), una historia atractiva (que conecte con la audiencia), y finalmente una presentación atractiva (que cautive a  la audiencia).

Es importante no caer en la trampa de pensar que a menos que incluyan todo en su presentación, la audiencia no va  a entender de que se trata el tema.  No usen su presentación como un basurero de información. Recuerden que en la mayoría de los casos menos es mas.

 

Checa la claridad de tu mensaje aplicando la prueba del elevador. Este ejercicio te obliga a “vender” tu mensaje en 30-45 segundos. Imagina la siguiente situación. Te cita el CEO de la empresa en donde trabajas o un cliente importante para que presentes un proyecto en el que llevas meses trabajando. Al llegar a su oficina sale con prisa porque algo se presentó y te dice que lo acompañes y le presentes tu propuesta en el elevador al estacionamiento. ¿Podrías presentar tu proyecto en tan poco tiempo? Aunque este escenario es poco probable, lo que si es probable es que la presentación que estaba programada para 30 minutos se recorte a 10 minutos o menos. ¿Podrías hacerlo? Pensar en escenarios como este te obliga a aterrizar tu mensaje de una manera clara y concisa.

Otra manera de ver si tienes claridad en tu mensaje es tratar de plasmarlo en una frase y escribirlo en la parte de atrás de una tarjeta de presentación. Si no puedes hacer esto, es momento de hacer un alto en el camino y replantear lo que estás haciendo con mayor claridad. Al iniciar la preparación de un proyecto,  piensa en la prueba de la tarjeta de presentación antes de abrir Powerpoint.

PowerPoint no es una secuencia de guiones. Ni siquiera son notas. La presentación de PowerPoint es un fondo visual para presentar tus temas y puntos principales. No se debe tratar como un guión.

Si lees las diapositivas, el público sabrá inmediatamente que no tienes dominio de lo que estas presentando y que la audiencia no te importó lo suficiente como para prepararte para ellos. Dar la espalda y leer las diapositivas crea una pared impersonal entre el presentador y su audiencia. Es crucial que diseñes una presentación con diapositivas que apoyan tu mensaje, no que lo repita. Si lo haces correctamente, no tendrás necesidad de leer.

Todos los días se llevan a cabo millones de presentaciones. La mayoría son aburridas y tienen que ser soportadas por el presentador y por su audiencia. Generalmente las presentaciones son poco efectivas, no por falta de inteligencia o creatividad por parte del presentador, sino porque sigue patrones y malos hábitos al presentar. Falta generar conciencia y proporcionar  los elementos que hacen una buena presentación y los que no. La “Muerte por Powerpoint” es común  y normal pero no efectiva.

El primer paso para solucionar este mal es reconocer que no somos tan buenos como pensamos.  El segundo paso es romper con los paradigmas de la manera tradicional de presentar. El tercer paso es poner en práctica los tips para llevar a cabo presentaciones efectivas.

“Las presentaciones Powerpoint son como los hijos… Pensamos que están bonitas sólo porque son nuestras.”

Albert Einstein dijo que si seguimos haciendo lo mismo es evidente que seguiremos obteniendo los mismos resultados. Por esta razón, si queremos cambiar los resultados que obtenemos al dar presentaciones debemos cambiar la manera en que lo hacemos. Para esto tenemos que estar dispuestos a cambiar y a romper los paradigmas que nos han enseñado. Necesitamos iniciar con mente de principiante y dejar a un lado nuestra mente de expertos. Imaginémonos por un momento que nuestra mente es una caja. En el caso de la mente de principiante es una caja abierta y vacía. Tiene todo el potencial para recibir información ya que está abierta y de almacenar nueva información ya que está vacía.  En el caso de la mente de experto, la caja está cerrada por lo cual no puede entrar nueva información y adicionalmente está llena. Por lo cual si milagrosamente alguna información llegara a filtrarse, la caja no tiene espacio para almacenarla. Mantengamos esta idea en mente cuando queramos aprender cosas nuevas. Y tu, eres dueño de una caja vacía o de una caja  llena?