8418762546_120a12fdbf_b11Michael Bay dejó claro que la falta de preparación no es una opción y que las consecuencias pueden ser muy costosas. Por otro lado, un niño de 13 años de nombre Logan LaPlante, apasionado del esquí  da una magnífica presentación en donde demuestra que la preparación es fundamental al momento de exponer sin  importar la edad o la experiencia que tengas. Felicidades a Logan por el gran ejemplo.

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US-IT-CONSUMER ELECTRONICS SHOW-CES2014 arrancó con una lección muy valiosa para todos los presentadores y todos aquellos que necesitan hablar en público. Omitir practicar antes de una presentación no es una opción.

El 6 de enero, el director y productor de cine Michael Bay, quien ha dirigido películas como Armageddon, La Roca, Pearl Harbor y la trilogía de Transformers entre otras, sufrió la consecuencia de no estar preparado antes de dar una presentación. Bay, era el invitado especial de Samsung para promover la nueva línea de televisores “curvos”en la “International Consumer Electronics Show” celebrado en Las Vegas.

Víctima de la “Ley de Murphy”, a los pocos segundos de iniciar su charla, falló el teleprompter y aunque lo invitaron a que improvisara su charla, Bay balbuceó unas cuantas palabras antes de decir “Lo siento” y salir del escenario ante miles de espectadores.

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¿Que pudo haber hecho Michael Bay y que puedes hacer tu para evitar catástrofes de esta índole?

1-Antes que nada, la práctica es fundamental. Entre mejor preparado estés para tu presentación, disminuyes las posibilidades de que afecte algo que está fuera de tu control. Prepara y ordena el material que vas a utilizar, practica una y otra vez tu presentación hasta que seas capaz de exponerla sin apoyo alguno.

2-Es importante estar consciente de que las cosas pueden fallar. Puede fundirse el foco del proyector, se puede congelar tu computadora, falla el video que tenías contemplado proyectar, el WI-FI de las instalaciones no es bueno o bien se encuentra saturado, el sistema de sonido es deficiente, etc., solo por mencionar algunos. Debes estar prevenido con un plan alterno en caso de que cualquiera de estos incidentes se manifiesten. Llevar tu presentación y notas impresas es una de las mejores medidas que puedes tomar.

3-En caso de que  algo falle, tómalo con calma y busca una solución de la manera mas elegante posible. Hay fallas que son evidentes para toda la audiencia como cuando se funde el foco del proyector. En ese caso no hay gran cosa que puedas hacer al respecto, sin embargo, cuando te saltas una diapositiva o cambias el orden de tu presentación no lo hagas evidente, sólo tu sabes que cometiste un error y no es necesario compartirlo con le resto de la audiencia.

Relájate, siempre existe la posibilidad de que algo salga mal, aprende a reírte de tus errores. Pero de ninguna manera pienses que si no te preparas de la manera adecuada obtendrás resultados positivos. Prevee y minimiza las posibilidades de que algo ponga en riesgo tu presentación. Recuerda que estás frente a una audiencia para dar lo mejor de ti porque lo merece y tu también.

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balance-rocksEsta pregunta se hace constantemente, ya que en muchas ocasiones los organizadores de un evento señalan un límite de diapositivas para cada presentación.

En la mente de los organizadores esto tiene sentido ya que quieren mantener el control de la conferencia o junta de trabajo. Este concepto está equivocado. En realidad, no importa el número de diapositivas que se utilicen, lo que importa es el tiempo disponible que tiene el expositor para dar su mensaje. Los organizadores deben preocuparse de que el ponente se ajuste a los tiempos y no al número de diapositivas. Un expositor puede tardarse 20 minutos en una diapositiva mientras que otros, como Larry Lessig, puede hacer uso de 200 o mas diapositivas en el mismo tiempo.

Si nos preguntáramos: ¿Que pesa más, un kilo de plomo o un kilo de plumas?- Resolveríamos que independientemente de lo que sea, sigue siendo un kilo. De igual manera 1 ó 200 diapositivas en 20 minutos sigue siendo el mismo tiempo.

Recordemos que lo importante es dar un mensaje claro, memorable y que impacte a tu audiencia.

melissatheuriaupress059uiExisten varios factores que uno debe tomar en cuenta al hacer una presentación; entre ellos están el contenido, el mensaje clave, la comunicación verbal y no-verbal del comunicador así como las imágenes de soporte. En esta ocasión voy a poner énfasis en las imágenes.

Una imagen debe transmitir su mensaje en 5 segundos. Esto quiere decir, que si muestro una imagen, la retiro en este tiempo, y cuestiono a la audiencia de que trata el mensaje que se quiere emitir, probablemente acertarán. Este concepto de “menos es más” favorece tanto a la  audiencia como al expositor. Cuando una nueva imagen aparece en la pantalla, automáticamente el público enfocará su atención en ella para procesar la nueva información. Esto lo hacen por reflejo. Entre mas densa sea la diapositiva o saturada de datos, mas tiempo requerirán para procesar dicha información. Aún sabiendo esto,  el presentador no toma las precauciones y continúa hablando, haciendo la tarea de la audiencia mas difícil mientras tratan de hacer dos cosas al mismo tiempo, escuchar y leer. Como resultado, los miembros de la audiencia prefieren desconectarse y desvían su atención revisando correos, chateando, etc. En ese momento la audiencia pierde el interés por el resto de la exposición.

Como solución a este problema, toma de ejemplo a los conductores de noticieros. Aunque las televisoras cuentan con la tecnología para elaborar gráficos complejos, prefieren utilizar una imagen sencilla con un título para ilustrar la noticia. de esta manera la atención se mantiene en lo que relata el conductor.

Para tus presentaciones, imagina que eres un conductor de noticieros y diseña tus diapositivas para que sirvan como título de la idea que vas a compartir. De esta manera la audiencia volteará a ver una imagen, la interpretará rápidamente y volverá a ponerte atención.

kiss-lips3Éste debería ser nuestro mantra al desarrollar nuestro mensaje clave, puntos mas importantes, material de soporte y finalmente el diseño de las diapositivas.

El gran reto es eliminar todo aquello que es innecesario y genera confusión o distracción a nuestra audiencia. En el caso de nuestro mensaje clave, debe ser claro,  breve y entendible. Los puntos mas importantes deben ser, únicamente aquellos que  deseamos que queden en la memoria de la audiencia. Presentar sólo el material de soporte que genere claridad. Por otra parte, las diapositivas deben apoyar visualmente el punto que vamos a exponer. Es importante que el diseño de las diapositivas sea limpio (usa imágenes simples). Eviten poner el logotipo de la empresa que representan en cada diapositiva, asi como el nombre del ponente, datos de contacto y elementos innecesarios. Esta información se puede introducir al inicio y al final de la presentación.

La manera mas sencilla para decidir si algo debe o no incluirse en la diapositiva, es contestar la siguiente pregunta. ¿ Este elemento, aporta algo al mensaje que quiero dar?  Si la respuesta es no, elimínalo.

Fear-11-Deja que la sangre fluya

Antes de dar tu presentación busca la manera de hacer ejercicio. No importa si se trata de salir a correr, andar en bicicleta, levantar pesas o hacer yoga. Lo importante es mover el cuerpo para que baje la cantidad de estrés acumulado.  El ejercicio genera endorfinas que nos ayudarán a bajar la ansiedad y otorga una sensación de bienestar  para mantenernos tranquilos y serenos durante nuestra presentación. Estudios científicos demuestran que los efectos positivos del ejercicio tienen una duración de hasta 12 horas.

2- Admite que estás nervioso

Si es necesario, admite sin pena ante tu audiencia que estás un poco nervioso. Al hacer esto el público será mas indulgente si tu nerviosismo se presenta más adelante. Esto te ayudara a  sentirte mas relajado ya que tu audiencia no esperará una presentación de clase mundial dado que has confesado tu inquietud. Ahora imagina la cara que van a poner si ven una gran presentación a pesar de tu nerviosismo.

3-Redefine a tu audiencia

Redefinir a tu audiencia simplemente quiere decir que cambias la manera en que los percibes. En lugar de verlos como miembros que asisten a una conferencia los cuales te van a evaluar, trata de verlos como un grupo de amigos que tienes tiempo sin ver. De esta menear facilitas el contacto visual como tratar de recordar dónde los viste por última vez. El público verá una presentación muy amigable y personal.

4-Invierte en apoyos visuales

Los apoyos visuales bien diseñados te servirán como apuntador (como le hemos mencionado, siempre y cuando hayas practicado tu presentación). Al mismo tiempo te darán un breve respiro cuando la audiencia enfoque la mirada hacia las imágenes que diseñaste. Es importante que los apoyos visuales funcionen como tal, como apoyos; no dejes que tus diapositivas se convierta en el centro de la atención. Recuerda: el centro de atención eres tu.

5-Habla con una persona a la vez

Una de las cosa mas aterradoras de hablar en público es la multitud. El simple hecho de ver a un cúmulo de gente en silencio en espera de escuchar tu mensaje hará que sientas un nudo en el estómago. Para superar esto, sólo tienes que hablar con una persona a la vez. Haz este ejercicio:

Elige a una persona dentro de la audiencia con la que hagas contacto visual y te genere confianza e imagina que están platicando en un café. Después escoge a otra y platica con ella. Haz esto con 3 ó 4 personas de tu audiencia. Esto generará la percepción  de que estás dirigiendo tu mensaje a cada miembro de la audiencia mientras a ti te da la tranquilidad que necesitas.

6-Practica, practica, practica

No solo es necesario que tengas dominio del tema que vas a presentar sino que debes practicar qué y cómo vas exponer el tema. Cuando hablamos de practicar se trata de ensayar lo que vas a decir no de memorizarlo. La diferencia radica en que cuando practicas, la exposición se ve con naturalidad y cuando memorizas, se ve un tanto mecánica. Entre mas practiques mas tranquilo estarás a la hora de presentar.

7-Diviértete experimentando

Este es uno de los consejos mas importantes. Diviértete con la audiencia. Prueba haciendo cosas diferentes en tus presentaciones. Camina por el pasillo en lugar de mantenerte estático en el escenario. Diviértete experimentando con el comportamiento humano y te darás cuenta que hablar en público no es tan difícil después de todo.

espacio-en-blanco-001El espacio vacío (también conocido como espacio negativo o espacio en blanco) es un concepto sumamente sencillo, sin embargo es el más complicado en su aplicación. Cuando la gente está diseñando un documento o una presentación siente la necesidad de llenar todos los espacios vacíos. Uno de los errores más grandes que cometen los hombres y mujeres de negocios es tratar de llenar cada centímetro del documento o diapositiva con texto, gráficas, clip art y el omnipresente logotipo institucional.

El espacio en blanco implica elegancia y claridad. Esto no sólo aplica al diseño gráfico sino también en el diseño de interiores. Las tiendas de calidad superior están diseñadas para crear la mayor cantidad de espacio abierto posible. El espacio vacío comunica un sentimiento de alta calidad, sofisticación e importancia.

El espacio vacío tiene un propósito.  Es común que aquéllos principiantes en el  diseño sólo vean los elementos positivos, como el texto y las gráficas, sin ver el espacio en blanco que hace al diseño más contundente. Es el espacio vacío el que le da “aire” al diseño y deja que los elementos “respiren”.

De ser cierto que el espacio en blanco donde no hay nada, es espacio desperdiciado,  entonces tiene sentido el tratar de llenarlo, sin embargo, el espacio en blanco no significa que  es “nada”, sino que es un “algo” muy importante que brinda poder a los pocos elementos en la diapositiva.

Entre más elementos se incluyan en una diapositiva, más se diluyen en forma individual.

tumblr_lw2l0e75g11r2r773o1_500Los líderes no son como el resto de la gente, especialmente al dar presentaciones. La mayoría de la gente trata de dar presentaciones de la primer manera que les venga a la mente. Dejan la preparación a último minuto, abren PowerPoint y empiezan a hacer diapositivas como las que usan otros presentadores. Tranquilamente se paran en el anonimato de la obscuridad, ceden el centro del escenario a una pantalla en donde proyectarán las diapositivas para proceder a leerlas palabra por palabra mientras la audiencia de manera furtiva busca sus celulares para checar correos y comunicarse con alguien fuera de ese salón.
Sin embargo, si eres un líder, debes verte y sonar como un líder en cada presentación que expongas. Muchas cosas dependen de tu desempeño como expositor; tu prestigio, tu habilidad para convocar a la gente y solicitar su apoyo, el éxito de tu proyecto y de tu organización como para conformarte siendo un expositor promedio.
Si estás buscando crecer en la organización, una de las mejores maneras de posicionarte como líder a los ojos de los demás es hablar como un líder. El hecho de que otros no tengan los conocimientos para planear, diseñar y exponer una buena presentación, no es una excusa para que sigas el mismo camino. Al contrario, es la mejor razón para prepararte y diferenciarte del resto de la gente.
Suponiendo que no eres un líder ni tienes interés en serlo, ¿no estás cansado de que propuestas e ideas inferiores a las tuyas sean tomadas en cuenta por el simple hecho de que las expusieron de una forma en la cual la reacción fué más positiva que la tuya? De ser así, puedes aprender de las mejores prácticas y estrategias que usan los líderes en comunicación para generar el impacto deseado de tus presentaciones.
Recuerda que las audiencias no quieren que los líderes hablen como cualquier otra persona. Esperan y exigen más de ellos. Los líderes saben esto y buscan que con sus presentaciones las empresas alcancen el éxito y a su vez, promuevan su estatus personal.
Alguien que aspira a ser un líder o simplemente alguien que siendo líder pretende ser tomado en cuenta, tiene que planear, diseñar y exponer sus presentaciones innovando y marcando una diferencia notable que el resto de la gente.
El equipo de puntob consultores con gusto está para apoyarte a alcanzar tus metas de comunicación.

TipografíaLos presentadores utilizan PowerPoint u otro software para las miles de presentaciones que se dan a diario en todo el mundo. El texto es una parte importante de una presentación digital. ¿Por qué no hacer el mejor uso de las fuentes (tipos de letra) para que tengan el efecto deseado?  Comparto nueve consejos de como usar las fuentes que te ayudarán a dar una presentación exitosa.

1- Contraste entre la fuente y el fondo.

Lo más importante al usar las fuentes en las presentaciones es asegurarte de que haya contraste entre el color de las fuentes y el color de fondo de la diapositiva. Poco contraste = Poca legibilidad.

2- Usa fuentes estándar

Trata de utilizar las fuentes mas comunes que vienen instaladas en las computadoras. No importa lo bien que piensas que se ve determinada fuente en tu presentación, si el equipo que vas a usar detecta que no tiene instalada dicha fuente, ésta será sustituida por otra fuente. Y a menudo la fuente seleccionada no dará el efecto que tenías en mente.

Elige el tipo de letra que sea adecuado para el tono de tu presentación. Por ejemplo, para un grupo de médicos, selecciona fuentes simples o si la presentación está dirigida a niños pequeños, entonces este es un momento en que se puede utilizar un tipo de letra ” mas divertida”. Sin embargo, si la fuente no está instalada en el equipo que vas a presentar, asegúrate de insertar las fuentes TrueType en tu presentación. Esto aumentará el tamaño del archivo de la presentación, pero al menos aparecerán las fuentes como lo habías planeado.

3- La consistencia hace una mejor presentación

Sé consistente. Selecciona de dos a tres fuentes para toda la presentación. Utiliza el patrón de diapositivas antes de empezar a introducir texto para seleccionar las fuentes elegidas en las diapositivas. Esto evita tener que cambiar la fuente en cada diapositiva .

4- Tipos de fuentes

Las fuentes serif  tienen pequeños “remates” en cada letra. Times New Roman es un ejemplo de un tipo de letra serif. Este tipo de fuentes son más fáciles de leer en las diapositivas con más texto. Periódicos y revistas utilizan fuentes serif para el texto de los artículos por su legibilidad.

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Las fuentes sans serif no cuentan con los “remates”. Estas son excelentes para los títulos de las diapositivas. Ejemplos de fuentes sans serif son Arial, Tahoma y Verdana .

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5- No usar todas las letras en mayúscula

Evita escribir palabras completas o frases en mayúsculas, esto incluye los títulos.  Cuando escribes todo con mayúsculas, se percibe como si estuvieras GRITANDO, adicionalmente las mayúsculas son mas difíciles de leer.

6- Utiliza diferentes fuentes para los títulos y viñetas

Elige un tipo de letra diferente para los títulos y las viñetas. Esto hace que el texto sea un poco más interesante. De igual manera usa negritas en el texto siempre que sea posible y sea fácil de leer desde la parte trasera de la sala.

7- Evita fuentes en manuscrito

No uses fuentes en manuscrito ya que son difíciles de leer y en un cuarto oscuro, y sobre todo en la parte posterior de la sala, son casi imposibles de descifrar.

8- Utiliza fuentes en cursiva con moderación

Evita usar fuentes en cursiva a menos que sea para resaltar un punto, y asegúrate de poner el texto a enfatizar en negritas.  Las fuentes en cursiva plantean los mismos problemas que las fuentes en manuscrito, son difíciles de leer.

9- Haz las fuentes grandes para facilitar la lectura

No uses nada más pequeño que un tipo de letra de 18 puntos, de preferencia usa un punto 30 como mínimo. Usar letras grandes nos ayuda a limitar la cantidad de texto que ponemos en una diapositiva. Recuerda que demasiado texto en una diapositiva arriesga el objetivo de una presentación.

Nota – No todos los tamaños de fuente son los mismos. Una fuente de 24 puntos podría estar bien en Arial, pero será mas chica en Times New Roman.

Art Dump the Text 1Diapositivas son diapositivas. Documentos son documentos. No son lo mismo. Cuando uno trata de hacer una fusión de ambos, el resultado es un “Diapocumento.” * La mayoría de los problemas con las presentaciones serían eliminados si el presentador hiciera una separación de ambas y comprendiera la diferencia entre una y otra, antes de planear sus pláticas.

Las presentaciones con diapositivas que contienen más de 75 palabras ya son consideradas documentos. Si este es el caso, lo mejor es cancelar la “presentación” y enviar el documento para que cada quien lo lea cuando y donde lo crea apropiado, para posteriormente llevar a cabo una reunión y discutir los puntos relevantes.

Cuando una diapositiva contiene aproximadamente 50 palabras, esta, es usada por el expositor como un apuntador o teleprompter. Es fácil reconocer este tipo de presentaciones ya que el expositor pasa la mayor parte del tiempo leyendo de la pantalla y dando la espalda a la audiencia. Esto demuestra falta de dominio del material y poca preparación. Estas presentaciones son sumamente largas y tediosas porque el presentador se demora leyendo cada diapositiva cuando la audiencia generalmente lo hace mas rápido que el.

Una presentación exitosa requiere de diapositivas que sean visualmente atractivas. Diapositivas que apoyan de una manera contundente lo que el expositor está presentando y no se conviertan en una distracción.

Recuerda que el expositor es el elemento más importante de la presentación y los elementos visuales son sólo un complemento. Para que ésta sea una presentación exitosa, es indispensable que el expositor  conozca perfectamente el material y cuente con la preparación necesaria. Por supuesto que esto implica una inversión de tiempo y planeación, pero vale la pena.

*término acuñado por Garr Reynolds